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Questions générales
1. Bénéficiaire
Tout salarié possède un compte personnel de formation qui lui est propre.
Le bénéficiaire doit se connecter sur le site : www.moncompteformation.gouv.fr pour créer un espace.
Dans le cadre d’un dossier de PTP, votre compte sera obligatoirement mobilisé.
- Si votre réclamation concerne le dépôt de votre dossier ou un échange avec Transitions Pro, nous vous invitons à nous transmettre les éléments depuis la messagerie de votre espace personnel en sélectionnant le service concerné (accueil/gestion de dossiers/règlements)
- Si votre réclamation intervient en cours de formation et concerne le dysfonctionnement du prestataire de formation (matériel/locaux, moyens pédagogiques, modalités pédagogiques, encadrement des formateurs, ….), vous pouvez joindre le service qualité via votre espace personnel en détaillant la situation.
Transitions Pro a pour mission de contrôler la qualité des actions de formation qu’il finance, soyez assuré que votre réclamation sera étudiée avec la plus grande attention par notre service Qualité.
2. Prestataire de formation
Le positionnement préalable permet d’analyser la situation d’un stagiaire (candidat sélectionné) avant son entrée en formation en référence :
- d’une part, aux compétences requises par le référentiel de certification d’un diplôme,
- et d’autre part, aux acquis que le stagiaire possède déjà.
Ce document est désormais intégré à toute demande de financement PTP (volet prestataire).
Si l’action se déroule en tout ou partie à distance, vous devrez impérativement joindre :
- le Protocole Individuel de Formation (PIF)
- le tableau de suivi de l’action (avec la dernière facture).
=> Ces documents sont disponibles dans notre espace téléchargement, rubrique Organismes de formation / documents pour le dossier
Pourquoi Transitions Pro Occitanie demande ces documents ?
Le PIF permet de satisfaire les exigences du décret n°2018-1341 et de s’asurer l’assistance pédagogique et technique, de l’information du bénéficiaire sur les activités pédagogiques à effectuer et leur durée ainsi que la formalisation d’évaluations qui jalonnent ou concluent l’action. Ce document doit détailler les activités pédagogiques à réaliser à distance en termes de durée / évaluations / justificatifs, être délivré avant le début de formation, être cosigné par le bénéficiaire et respecté dans la mise en œuvre.
Le tableau de suivi de l’action permet de s’assurer du suivi du parcours en cohérence avec le PIF et de comparer les attendus du PIF avec le total attesté en fin de parcours ainsi que la durée réalisée et la durée attestée par l’organisme.
Vous pouvez déposer tout document en lien avec Qualiopi (certificat, contrat d’engagement signé avec le certificateur) , dans la rubrique « mon identité/informations Qualiopi » de votre espace prestataire.
Pour les prestataires « réputés satisfaire à l’obligation de certification qualité » (enseignement supérieur), il convient de déposer, dans la rubrique « mon identité/informations Qualiopi », l’arrêté d’accréditation de votre établissement ainsi que le courrier de la DGESIP.
En tant que financeur de formation professionnelle, Transitions Pro Occitanie doit s’assurer quand il finance, que l’action s’est bien réalisée et qui plus est, de manière conforme à ce qu’il avait convenu. Pour cela Transitions Pro Occitanie réalise des audits de contrôle qualité ainsi que des audits de contrôle de service fait.
Le document a pour objectif de rappeler les exigences liées au Décret, mais aussi, de manière plus opérationnelle d’indiquer les éléments sur lesquels Transitions Pro Occitanie sera des plus attentive (preuves). Enfin, il rappelle précisément le cadre de l’intervention auprès d’un prestataire de formation : moyens d’évaluation / contrôle mis en place pour analyser la prestation, formalisme à respecter et enfin, échelle de sanctions prévues en cas d’écarts notifiés.
L’adhésion à la Charte d’engagement est automatique, pour tout prestataire de formation, dès qu’un accord de financement est prononcé par la Commission Paritaire.
Questions techniques
1. Espace sécurisé / Personnel
Pour créer un espace personnel, rendez-vous sur l’espace sécurisé du site internet de Transitions Pro Occitanie : https://atnet.transitionspro-occitanie.fr/?inscription.
Renseignez les éléments demandés et confirmez la création du compte en cliquant sur le lien reçu par mail.
Pour en savoir plus, retrouvez notre tuto : Comment créer son compte sécurisé en 5 étapes
Contactez nos services au 05 62 26 87 87.
Le support d’aide à la rédaction est disponible dans votre espace personnel Transitions Pro Occitanie, sur la page d’accueil ainsi que dans l’espace téléchargement.
La prise de rendez-vous ou bien l’inscription se font via votre espace personnel, dans l’onglet « prenez rendez-vous« . => Consultez notre tuto
Vous pouvez annuler votre inscription depuis votre espace personnel, dans l’onglet « prenez rendez-vous« .
Contactez nos services au 05 62 26 87 87. Il vous sera demandé de confirmer une adresse mail valide afin de vous envoyer l’identifiant de connexion. A la 1ère connexion, vous devrez générer un mot de passe.
Vous pouvez trouver le suivi de vos remboursements dans votre espace sécurisé, rubrique « mes dossiers », sélectionnez le dossier financé puis rubrique « règlements ».
=> Consultez notre tuto
Vous pouvez consulter uniquement les dossiers de l’entité pour laquelle vous possédez l’accès. Si vos services gèrent d’autres entités et établissements, l’identifiant et mot de passe seront différents. Si vous souhaitez avoir un accès global, veuillez contacter nos services.
Lorsque vous créez votre compte, un courriel vous est envoyé pour valider votre adresse mail.
Vous avez 48h pour utiliser le lien qui vous est envoyé, dans le cas contraire, votre démarche ne sera pas validée.
De plus, il est fortement recommandé d’utiliser les navigateurs web Mozilla, Firefox ou Google Chrome (pour des raisons d’incompatibilité, le navigateur Microsoft Internet Explorer est déconseillé) et de se connecter à partir d’un PC.
2. Dossier dématérialisé
Votre dossier de demande de financement doit être ouvert au minimum 5 mois avant votre entrée en formation.
=> Voir calendrier de dépôt « dossier dématérialisé » dans l‘espace téléchargement
Lorsque vous êtes dans l’onglet concerné, vous devez effectuer la recherche avec le numéro de SIRET. Si aucun résultat n’apparaît, vous devez demander à Transitions Pro la création en complétant le formulaire. Un mail de confirmation vous sera adressé lorsque la création aura été effectuée. Dès réception, il vous suffira de relancer la recherche et de sélectionner l’entité.
Lors de la complétude de votre dossier, vous pouvez ouvrir l’accès à un ou plusieurs organismes de formation. Une fois les volets complétés par les organismes de formation, vous devrez sélectionner l’organisme de votre choix.
Lors de la complétude de votre dossier, vous pouvez ouvrir l’accès à une ou plusieurs entreprise(s). Une fois les volets complétés par toutes les entreprises, vous devrez toutes les sélectionner et les certifier.
Oui, vous pouvez initier la demande sans avoir connaissance des résultats. Le résultat d’admission sera à transmettre dès réception.
Vous pouvez trouver les documents sur les sites suivants :
Veuillez prendre contact avec Transitions Pro Occitanie afin de vérifier les informations transmises par le salarié.
Pour que l’aide à la mobilité puisse être prise en compte, il faut un minimum de 20 km d’écart entre la distance domicile/entreprise et domicile/lieu de formation. En dessous de ce seuil, sélectionner « Non ».
Il y a deux possibilités :
1. Vous avez une fenêtre vous indiquant une anomalie. Vous avez sûrement dû oublier une étape. Dans ce cas, référez-vous au tutoriel « Dossier PTP dématérialisé bénéficiaire », inscrivez-vous à notre atelier ou prenez un rdv individualisé.
2. Le compte employeur et/ou le compte de l’organisme de formation sont en attente de création par notre service instruction de dossiers. Vous devez patienter jusqu’à la création de celui-ci et vous serez averti(e) via votre espace personnel.
Avant : conditions d'accès et éligibilité au dispositif
Nous vous invitons à contacter un Conseiller en Evolution Professionnelle afin d’étudier le dispositif le plus adapté à votre projet de reconversion : www.mon-cep.org
Les éléments à travailler lors d’un accompagnement CEP sont les suivants :
- Cohérence du projet de transition professionnelle ;
- Pertinence du parcours de formation et de modalités de financement ;
- Perspectives d’emploi à l’issue de la formation.
Pour accéder au Projet de Transition Professionnelle, vous devez être salarié du secteur privé et remplir les conditions d’éligibilité en fonction de votre statut (https://www.transitionspro-occitanie.fr/le-projet-de-transition-professionnelle-ptp). La formation choisie doit être éligible au Répertoire National des Certifications Professionnelles ou Répertoire Spécifique. Votre formation ne doit pas avoir commencée avant le passage en commission.
Aucune condition d’ancienneté n’est requise dans le cas d’un salarié reconnu handicapé (reconnaissance OETH), ni pour un salarié qui a changé d’emploi à la suite d’un licenciement économique encore sous contrat de travail et qui n’a pas suivi de formation dans le cadre transitoire entre son licenciement et son réemploi.
Il n’y a pas de délai de carence entre un CIF et un PTP. Vous pouvez déposer un dossier de demande de financement si vous respectez les conditions d’éligibilité et le calendrier de dépôt.
Il existe un délai de franchise minimum à respecter entre deux projets de transition professionnelle au sein d’une même entreprise.
Il peut varier de 6 mois minimum à 6 ans maximum en fonction de la durée du précédent congé de formation.
Si vous souhaitez avoir un maintien de rémunération durant votre formation, vous devez adresser à votre employeur, en LRAR ou remise en main propre contre décharge, une demande d’autorisation d’absence dans les délais suivants :
- 120 jours avant l’entrée en formation si votre formation dure plus de 6 mois ;
- 60 jours avant l’entrée en formation si votre formation dure moins de 6 mois
Votre employeur peut vous refuser le départ en formation pour les motifs suivants :
- vous n’avez pas l’ancienneté nécessaire ;
- vous n’avez pas adressé le courrier dans les délais ;
- le quota du nombre de salarié simultanément absent est atteint.
Outre ces motifs, votre employeur ne peut que vous demander de reporter votre entrée en formation (report maximum de 9 mois).
Oui, uniquement dans le cas d’une formation hors temps de travail avec l’accord du médecin conseil de la CPAM (hors congé parental).
Non, dans le cas d’une formation pendant votre temps de travail, il n’est pas possible de cumuler 2 types de congés.
Si votre formation se déroule avec un rythme d’alternance (théorie et stage) celle-ci est éligible au PTP. En l’absence de durée de stage indiquée sur un référentiel métier, Transitions Pro Occitanie ne maintiendra que 30% des heures théoriques, sur la prise en charge de votre rémunération.
Attention, le rythme d’alternance (contrat de professionnalisation, apprentissage) n’est pas éligible au PTP. Ces contrats sont financés par un OPCO.
Non, il n’y a pas de rétroactivité de prise en charge si la formation a déjà débuté.
Les formations sanctionnées par des certifications ou habilitations enregistrées au RNCP ou Répertoire Spécifique. Les formations inscrites au RS sont éligibles à un PTP uniquement si ces formations relèvent bien, par nature, de l’initiative du salarié et sont destinées au changement de métier ou profession. Elles doivent être dispensées par un organisme de formation certifié.
L’ancienneté s’apprécie à la date prévue de départ en formation.
En l’absence de diplôme, vous devez fournir une attestation sur l’honneur signée, mentionnant que vous n’avez pas de diplôme(s) ou fournir un relevé de notes / attestation de réussite si vous avez perdu votre diplôme.
Pendant : constituer mon dossier de demande de financement
Une fois que votre dossier est enregistré, il apparaît sur l’onglet « dossier » sur votre espace personnel.
Connectez-vous à votre espace personnel, puis cliquez sur « documents » dans la colonne en bas à gauche de la page d’accueil.
Connectez- vous sur votre espace personnel, cliquez sur dispositif PTP dans la colonne de droite « tableau de bord », puis sur la loupe du dossier qui s’affiche. Cliquez sur la ligne colorée qui indique le statut du dossier, une légende détaillée vous expliquera les différentes étapes de l’avancement du dossier.
La durée de prise en charge de la rémunération des périodes d’application en entreprise (PAE) est limitée à 30% du nombre d’heures effectuées en centre de formation (période d’examens incluses), sauf si, et seulement si, le référentiel de certification indique un volume d’heure minimal obligatoire pour l’obtention de la certification. Dans ce cas, c’est la durée demandée par le référentiel de certification qui sera prise en compte.
Vous devrez obligatoirement fournir, dans votre dossier de financement, l’extrait du référentiel de la formation mentionnant la durée minimale obligatoire de la PAE (document à demander à votre organisme de formation).
Si vous êtes éligible, vous devez impérativement demander l’aide à la mobilité pendant la constitution de votre dossier et avant le dépôt de la demande. L’aide à la mobilité peut être demandée dès lors que la différence entre la distance du trajet (aller) entre le domicile et le lieu de travail et celle entre domicile et le lieu de formation est supérieure ou égale à 20km.
Les frais pédagogiques peuvent être pris en charge en tout ou partie par Transitions Pro, selon 2 règles cumulatives :
- plafonnement du coût pédagogique total : 18 000,00 € HT soit 21 600,00 € TTC
- plafonnement du coût horaire : 27,45 € HT soit 32,94 € TTC
Si votre salaire moyen de référence est inférieur ou égal à 2 fois le SMIC :
- prise en charge de la rémunération, pendant la formation, sur la base de 100 % du salaire moyen de référence
Si votre salaire moyen de référence est supérieur à 2 fois le SMIC :
- prise en charge de la rémunération, pendant la formation, sur la base de 90 % du salaire moyen de référence (lorsque la durée du congé de transition professionnelle n’excède pas un an ou 1 200 heures pour une formation discontinue ou à temps partiel)
https://www.transitionspro-occitanie.fr/le-projet-de-transition-professionnelle-ptp
Après : la décision de financement de la commission paritaire
Vous pourrez vous connecter dans la semaine qui suit la commission afin de prendre connaissance de la réponse de la commission.
Accédez à la réponse, via votre espace personnel, dans l’onglet « mes dossiers » puis cliquez sur la loupe du dossier concerné.
Vous pouvez trouver la notification de décision dans votre espace personnel, rubrique « mes dossiers ». Sélectionnez le dossier puis la rubrique « documents ». Vous devrez déposer cette notification, sur votre espace, dans les 15 jours suivants l’accord, après l’avoir signée et datée avec la mention « Lu et approuvé ».
Si vous avez eu un refus de la commission paritaire, vous avez la possibilité d’adresser une demande de recours dans les deux mois suivant la réception de la notification de décision.
Pour cela, connectez-vous à votre espace personnel, sélectionnez la rubrique « mes dossiers », cliquez sur le dossier concerné puis saisissez votre demande dans la rubrique « recours ».
Vous pouvez contacter le service règlement soit via votre espace personnel par message instantané, soit par téléphone au 05 62 26 87 80
du lundi au jeudi (de 9h à 12h et de 13h à 17h) ou le vendredi de 9h à 12h.
Depuis votre espace, vérifiez le statut de votre dossier. Lors de l’enregistrement de la notification de décision, le statut initial de votre dossier « ACC » (Accepté) devient « SUI » (SUIVI en cours de financement).
Remboursements
1. Justificatifs à fournir
L’organisme de formation doit établir un certificat de réalisation individuel et mensuel qui mentionne toutes les heures effectuées dans le mois concerné (heures de cours théorique, de stage pratique et d’examen) ainsi que les éléments propres au bénéficiaire et à la formation suivie. Les heures effectuées peuvent être saisies directement sur la plateforme par le centre de formation puis validées par le bénéficiaire.
Le centre de formation devra au préalable, télécharger l’entête de la structure et les références de la personne responsable et sa signature.
=> Consultez notre tuto
Soit sur l’espace personnel de l’Organisme de formation, sélectionner le dossier financé concerné, puis cliquer sur « Documents » puis « Ajouter un document« , soit par mail à reglement@transitionspro-occitanie.fr.
Pour le règlement, il vous faut déposer la facture (annuelle, trimestrielle, mensuelle ou par année civile), le ou les certificat(s) de réalisation, la copie de la convention de stage pratique le cas échéant et, lors de la 1ère demande, un RIB complet au nom de votre structure.
Pour les formations en tout ou partie à distance, joindre le tableau de suivi de l’action de formation avec la dernière facture.
Adresser le certificat de réalisation, en mentionnant les heures réalisées en stage pratique et joindre la copie de la convention de stage pratique signée avec l’entreprise d’accueil.
Si vous êtes en CDI, chaque fin de mois, vous devrez vous assurer que l’organisme de formation transmette à votre employeur, le certificat de réalisation du mois écoulé. C’est à votre employeur de maintenir votre rémunération, et de faire la demande de remboursement à Transitions Pro Occitanie.
Si vous êtes en CDD / intermittent du spectacle, mensuellement le centre de formation doit nous adresser par mail sur la boite mail réservée remucdd@transitionspro-occitanie.fr le certificat de réalisation de la formation avant le 3 de chaque mois, un bulletin de rémunération vous sera envoyé par courrier vers le 10 du mois.
Vous devez envoyer le certificat de réalisation du mois concerné au service règlement soit en le déposant sur votre espace personnel soit par mail à reglement@transitionspro-occitanie.fr et envoyer un message pour demander le remboursement des frais.
2. Demander un remboursement
Pour obtenir le remboursement des salaires et charges, l’employeur doit déposer le certificat de réalisation (transmis mensuellement par l’organisme de formation), la copie du bulletin de salaire du mois concerné et, lors de la 1ère demande, un RIB. Les remboursements interviennent dans un délai d’un mois à réception des documents.
Ces documents peuvent être soit déposés via l’espace sécurisé de l’employeur, en cliquant sur le dossier financé concerné, puis sur « Ajouter un document » et insérer les documents à transmettre ou soit par mail à reglement@transitionspro-occitanie.fr.
Oui, vous devez maintenir la rémunération à hauteur du rembousement maintenu par Transitions Pro selon les conditions précisées sur le courrier de notification de prise en charge.
Si votre salarié travaille uniquement avec des particuliers employeurs, dans ce cas précis, le salarié est payé directement par Transitions Pro.
Oui, vous pouvez effectuer une demande d’avance sur salaire, avant le 10 du mois demandé, via votre espace sécurisé en cliquant sur le dossier financé (position « En cours de suivi » ou ACC) puis sur « Avance sur salaire » et laissez-vous guider par les différentes étapes. L’avance sur salaire du mois demandé sera effectuée par nos services à hauteur de 90% du montant mensuel prévisionnel. Le solde sera régularisé le mois suivant à la réception des documents complémentaires.
Modifications / incidences sur la prise en charge
1. Modification de la formation
Tout changement de situation durant votre formation doit nous être adressé dans les 72 heures. Vous devez informer notre service gestion de dossier via votre espace personnel, dans la rubrique « mes échanges » et faire une demande de réexamen (rubrique « réexamen » dans votre dossier) et déposer les documents modifiés. En cas de changement d’organisme de formation ou de modification de dates, la formation ne doit pas avoir débutée avant la décision de la commission de réexamen.
Vous devez formuler votre demande dans l’onglet « réexamen » sur votre espace personnel et déposer les documents nécessaires (nouveau volet organisme, nouveau devis, nouveau calendrier, nouvelle autorisation d’absence en cas de formation sur le temps de travail).
Vous devez informer Transitions Pro, l’organisme de formation et votre employeur.
Vous devez, dans la limite de 6 mois après l’entrée en formation initiale, faire une demande de réexamen via votre espace personnel en ajoutant les documents modifiés (nouveau planning, nouveau devis, nouvelle autorisation d’absence et les raisons de ce décalage).
2. Abandon/arrêt
Vous devez nous envoyer un message via votre espace pour nous en informer. Nous positionnerons votre dossier en « ABD » abandon après commission et nous supprimerons la mobilisation de vos euros de CPF.
Vous devez envoyer un message via « Mes échanges » nous informant que vous souhaitez arrêter votre formation et nous préciser le
dernier jour de présence en formation.
3. Rupture du contrat
Transitions Pro doit être informé le plus rapidement possible par message via votre espace. Communiquez-nous le motif de rupture du contrat et la date de fin de contrat (joindre la copie du courrier ou document l’attestant).
Dans le cas d’un licenciement, Transitions Pro procédera à la continuité de la prise en charge, votre rémunération vous sera versée directement par un bulletin de rémunération. Cette prise en charge est maintenue uniquement dans le cas où la notification de la rupture de votre contrat de travail intervient après l’accord de financement de Transitions Pro. Le bénéficiaire doit s’incrire à Pôle Emploi en tant que demandeur d’emploi. Une fiche de liaison sera à faire remplir par Pôle Emploi et à retourner à Transitions Pro.
Depuis 2022, la prise en charge, des salaires, du coût pédagogique et de l’aide à la mobilité, s’arrête au dernier jour de fin de contrat.